Com certeza você já ouviu a famosa frase: “os problemas existem para serem resolvidos”. Essa frase a princípio pode até parecer um pouco idealista, mas ter esse tipo de pensamento pode ser muito útil para lidar com as situações adversas. Quando as pessoas ficam muito negativas sobre determinado contexto, a chance de as coisas darem errado são sempre maiores.
E se formos analisar bem, constantemente temos inúmeros problemas, não é mesmo? Desde problemas simples que são resolvidos facilmente, até problemas complexos que por vezes demandam um bom tempo e uma boa dedicação para a sua resolução. Ou seja, temos problemas o tempo todo, então só nos cabe resolvê-los da melhor maneira possível.
Um fator essencial nessas situações é compreender os problemas. Você consegue entender de onde e por que eles surgem? Consegue definir os seus motivos? Consegue relacioná-los com outros fatores? Consegue associar a pessoas ou a outros tipos de elementos envolvidos? Dessa forma, o problema começa a ficar mais claro e mais palpável e assim, a sua resolução torna-se mais assertiva.
Além da perspectiva de encarar os problemas a partir das possibilidades de solução, devemos considerar que geralmente esses contratempos envolvem perdas, mas também envolvem ganhos. Podemos aprender muito com os problemas e os erros de uma forma geral. E muitas vezes um problema é uma oportunidade de uma mudança positiva, os problemas nos forçam a sair do comodismo e a buscar novas alternativas.
Podemos destacar dois métodos de análise bastante interessantes na solução de problemas: a Análise de Pareto e o Diagrama de Ishikawa. Você já ouviu falar deles?
O primeiro, também conhecido como Curva ABC, Regra 80/20 ou Diagrama de Pareto, é um método para analisar a frequência de determinados acontecimentos. Basicamente, afirma-se que 80% das consequências são frutos de 20% das causas. Assim, busca-se analisar a relação causa-efeito, possibilitando o foco e a atenção nos fatores mais prioritários.
O segundo, também conhecido como Diagrama de Causa e Efeito ou Diagrama Espinha de Peixe, tem o objetivo de desmembrar um grande problema em vários pontos menores. Esse método contribui para a simplificação do olhar em relação a um problema, de modo que a sua resolução fique mais acessível.
Um exemplo bastante fácil de entender a aplicação do Diagrama de Ishikawa são os problemas de um aeroporto. Seria impossível deixar um aeroporto problemático funcionando de um dia para a noite totalmente 100% eficiente. Mas é possível desmembrar os seus problemas e resolvê-los em partes. Por exemplo, administrar a questão das filas, fiscalizar melhor o extravio de bagagens, promover treinamentos para aprimorar os atendimentos, gerenciar as lotações em determinados horários de picos... Enfim, os problemas resolvidos em etapas são mais fáceis de organizar e controlar.
Para lidar com problemas organizacionais é muito importante que haja uma boa equipe e pessoas responsáveis também, ou melhor, que se responsabilizem e que tomem à frente na hora de resolver os problemas. A iniciativa e a visão de situações que podem dar errado são fatores fundamentais nesses processos.
Outras questões importantes nos métodos de análises para resolução de problemas são o cronograma, o orçamento e a meta. No desenvolvimento do cronograma é possível planejar quais serão as etapas e em que prazos ocorrerão, no orçamento possibilita-se mensurar os gastos e verificar as viabilidades, e nas metas propõe-se os direcionamentos, o que realmente se busca atingir.
Após a análise dos problemas, deve-se então desenvolver as estratégias para resolvê-los. Estratégias envolvem planejamento, viabilidade e direção. É necessário elaborar um plano de ações e verificar se há condições de realizá-las. Esse plano de ações pode ser elaborado por meio da ferramenta 5W2H, por exemplo, que orienta as práticas a partir de 7 questões principais: por quem (who), quando (when), onde (where), por quê (why), como (how) e quanto custa (how much).
Leia mais sobre essa ferramenta, com certeza você conseguirá aplicá-la em várias situações organizacionais e pessoais também. Além disso, tenha em mente a necessidade da gestão contínua da qualidade, atentando-se sempre ao que pode ser feito para melhorar os processos e os acontecimentos diários e periódicos, essa postura contribuirá e muito para a diminuição dos problemas.
Confira o curso Método de Análise e Solução de Problemas e comece a colocar todos esses conceitos em práticas.
Jessica Takano. Administradora e docente de Administração com experiência no ensino presencial e à distância. Principais áreas de atuação: Fundamentos e Teorias da Administração, Gestão de Pessoas, Marketing, Gestão Ambiental, Empreendedorismo e Planejamento Estratégico.